Persondatapolitik

Persondatapolitik for Dansk Jernbaneforbund (DJF)

DJF er ansvarlig for behandling af de personoplysninger, vi har modtaget om dig. Vi behandlinger relevante oplysninger om dig for at kunne administrere dit medlemskab, opkræve kontingent, rådgive dig, varetage dine interesser, overholde vores vedtægtsmæssige forpligtelser og tilbyde medlemsfordele.

Oplysninger som vi opbevarer om dig:

  • Navn, adresse, telefonnummer og e-mail
  • CPR-nummer
  • Medlemsnummer
  • Oplysninger om hvilken områdegruppe og lokalgruppe du er tilknyttet
  • Oplysninger om kontingentbetalinger og eventuel restance
  • Oplysninger om bank og kontonummer i forbindelse med opkrævning af kontingent eller udbetaling af godtgørelser og lignende
  • Din arbejdsgiver, stilling og arbejdstidsprocent
  • Dine tillidshverv
  • Hvilke kurser du er tilmeldt eller har deltaget i
  • Oplysninger om særlige diæt-/kostbehov, hvis du har deltaget i kurser/arrangementer med forplejning

I forbindelse med konkret sagsbehandling, opbevarer vi yderligere oplysninger om dig, i det omfang de er nødvendige for tilstrækkeligt at oplyse sagen. Eksempler på disse er:

  • Helbredsoplysninger
  • Straffesager
  • Lønoplysninger
  • Vagtplaner
  • Andre oplysninger, der er nødvendig for tilstrækkelige oplysning af den konkrete sag

Vi bruger personoplysningerne til at hjælpe dig bedst muligt

Vi opbevarer dine oplysninger for at kunne administrere dit medlemskab, opkræve korrekt kontingent og hjælpe dig bedst muligt i arbejds- og ansættelsesretlige sager. Vi skal kunne:

  • administere dit medlemskab og opkræve kontingent og indberette til SKAT
  • yde juridisk og forhandlingsmæssig bistand i fagretlige sager og socialrådgiversager og arbejdsskadesager
  • sende forhandlede overenskomster til afstemning
  • anmelde tillidshverv til arbejdsgiver/arbejdsgiverforening
  • arbejde for uddannelse og opkvalificering
  • overholde vedtægtsmæssige forpligtelser
  • give dig mulighed for at benytte dig af en række medlemsfordele

Sådan behandler vi dine oplysninger

Oplysningerne om, at du er medlem af en fagforening og dine helbredsmæssige oplysninger, er særligt følsomme personoplysninger. De oplysninger behandler vi alene i vores medlemmers interesse og med det formål at sikre medlemmerne de bedst mulige vilkår og rettigheder på arbejdsmarkedet, eksempelvis i forbindelse med arbejds- og ansættelsesretlige sager.

Hvis behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for at overholde de arbejdsretlige forpligtelser, så har det hjemmel i persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra b.

Hvis behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for at kunne fastlægge eller stille et retskrav, så har det hjemmel i persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra f samt databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, om CPR-numre.

Du bliver nogle gange bedt om samtykke

I visse tilfælde har du givet dit samtykke – altså sagt ja – til behandling og/eller videregivelse af dine personoplysninger. Du kan også blive spurgt, om du vil give samtykke til behandling og/eller videregivelse af dine personoplysninger til nye formål.

Du kan trække dit samtykke tilbage, hvis du senere fortryder. Du skal være opmærksom på, at hvis du trækker dit samtykke tilbage, så gælder det fra det tidspunkt, du trækker dit samtykke tilbage. Det har dermed ikke tilbagevirkende kraft.

Vi beder ikke om samtykke til behandling eller videregivelse af personoplysninger, hvis vi har hjemmel til at gøre det i andre dele af persondataforordningen eller databeskyttelsesloven.

Hvem giver vi dine personoplysninger til?

Vi giver relevante personoplysninger og oplysninger om dit medlemskab videre til udvalgte samarbejdspartnere for at kunne levere den service og de tilbud til dig, som vi har lovet dig i forbindelse med dit medlemskab af DJF. Vi leverer for eksempel til:

  • Din områdegruppe og lokalgruppe
  • FH hvis din sag overdrages til videre behandling hos FH. Vi videregiver relevante oplysninger for sagen til FH
  • FIU, hvis du er tilmeldt kurser
  • TJM
  • Låneforening
  • Interresseforeningen
  • Pluskort
  • Lån & Spar (hvis du er kunde i banken)
  • Eksterne advokater og andre rådgivere, i det omfang DJF vurderer at der er nødvendigt med ekstern bistand
  • Offentlige myndigheder
  • Din arbejdsgiver i forbindelse med anmeldelse af tillidshverv og kontingentopkrævning via løntræk
  • Din arbejdsgiver samt de relevante arbejdsgiverorganisationer, i forbindelse med behandling af arbejds- og ansættelsesretlige tvister

Hvem modtager vi personoplysninger fra?

I nogle tilfælde modtager vi personoplysninger om dig fra andre. Det drejer sig typisk om oplysninger:

  • Fra din arbejdsgiver i forbindelse med opkrævning af kontingent via løntræk.
  • Fra tillidsvalgte om resultat af valg til tillidshverv på din arbejdsplads, hvis du er blevet valgt.
  • Fra et kursussted efter afholdt kursus om fremmøde eller manglende fremmøde.
  • I forbindelse med behandling af arbejds- og ansættelsesretlige sager, herunder oplysninger fra sagens parter, vidner og erklæringer.
  • Fra din tillidsrepræsentant, i forbindelse med rådgivning om konkrete arbejds- og ansættelsesretlige tvister på din arbejdsplads.

Vi bruger herudover forskellige databehandlere blandt andet i forbindelse med levering af IT-support og drift af vores IT-systemer. Du kan altid henvende dig til os for at få at vide, hvilke oplysninger vi har modtaget om dig.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Dine personoplysninger opbevares, så længe vi har et sagligt formål med at anvende og opbevare dem. Vi bruger ikke dine oplysninger, hvis du ikke længere er medlem. Dog med følgende undtagelser:

  • I særlige tilfælde bruger vi oplysninger fra arbejds- og ansættelsesretlige sager, hvis de er principielle og dermed kan hjælpe andre medlemmer i lignende sager. Hvis vi bruger oplysninger fra din sag, vil navn, CPR-nummer m.v. være anonymiseret.

Vi udveksler ikke dine oplysninger med nogen, hvis du ikke længere er medlem. Der findes dog følgende undtagelser:

  • Hvis du har benyttet dig af nogle af de medlemsfordele der er inkluderet i dit medlemskab, meddeler vi disse samarbejdspartnere at dit medlemskab er ophørt.

Sådan sletter vi dine personoplysninger

  • Dine personoplysninger slettes som udgangspunkt 10 år efter, at du ikke længere er medlem, da disse oplysninger sikrer dig mulighed for at vende tilbage og få hjælp, også efter du har forladt DJF.
  • Vi gemmer din betalingshistorik i 5 år (plus løbende år) efter din udmeldelse, jf. bogføringsloven.
  • Henvendelser der har medført konkret rådgivning, herunder notater og skriftlig korrespondance slettes senest 5 år efter rådgivningens afslutning.
  • Hvis vi har behandlet en konkret sag, vil oplysningerne som udgangspunkt blive slettet 10 år efter, at den pågældende sag er afsluttet. Sletning efter 10 år vil efter en konkret vurdering kunne fraviges, så oplysninger slettes før eller efter de 10 år. Det sker, hvis der er saglige og tilstrækkeligt nødvendige grunde til enten at slette før eller at have oplysningerne efter de 10 år.
  • Arbejdsskadesager gemmer vi i 30 år fra sagens afslutning.
  • Arbejdsskadesager vedrørende en erhvervssygdom gemmer vi livslangt, da disse sager ingen forældelsesfrist har.

Du har ret til at se, hvilke oplysninger vi har

Som registreret har du i persondataforordningen en række rettigheder:

  • Indsigtsret: Du har ret til at få oplyst hvilke oplysninger vi opbevarer om dig
  • Berigtigelse af oplysninger: Du har ret til at få berigtiget forkerte eller mangelfulde oplysninger, som vi opbevarer om dig
  • Ret til sletning af oplysninger: I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig før tidspunktet for vores almindelige generelle sletning. Det kan for eksempel være relevant, hvis du ikke længere er medlem hos os, og vi ikke har nogen saglig grund til at opbevare dine personoplysninger
  • Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod hvis du ikke mener at vores behandling af dine personoplysninger er i overensstemmelse med formålet de er indsamlet til eller gældende lovgivning
  • Ret til begrænsning af behandlingen af personoplysninger: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen av dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser
  • Ret til at tage dine data med dig, hvis særlige betingelser er opfyldt: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder.

Hvis du vil klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vi ikke lever op til dataforordningens bestemmelser. Kontaktinformationer på Datatilsynet finder du på www.datatilsynet.dk.

Kontaktinformationer på den dataansvarlige:

Dansk Jernbaneforbund
Søndermarksvej 16
2500 Valby
CVR-nr. 31472016
Telefon: 36132500
Mail: dj@djf.dk

Version 200514

Persondatapolitik — Dansk Jernbaneforbund